Mit der Gemeinderatssitzung vom 14. April 2026 hat sich die Gemeinde Pliezhausen vom papiergebundenen Sitzungsdienst verabschiedet. Die Bauausschusssitzung vom 5. Mai 2026 war die erste Sitzung, die vollständig digital abgewickelt wurde. Damit ist ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zur Volldigitalisierung der Geschäftsstelle des Gemeinderats und der Ortschaftsräte erreicht.

Grundlage hierfür ist das neue Sitzungsmanagementsystem Session.Net der Firma SOMACOS. Dieses löst das bisherige Rats- und Bürgerinformationssystem ab, das seit der konstituierenden Gemeinderatssitzung am 24. September 2019 im Einsatz war. Das frühere System war zwar kostengünstig, entsprach jedoch nicht mehr den heutigen Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und Fehleranfälligkeit – insbesondere auf Seiten der Verwaltung.

Im Zuge personeller Veränderungen in der Geschäftsstelle des Gemeinderats und der Ortschaftsräte sowie der Zusammenführung des bisherigen Hauptamts mit der Bau- und Liegenschaftsverwaltung zum neuen Haupt- und Bauverwaltungsamt wurde eine dauerhafte Personalreduktion umgesetzt. Diese erfordert entsprechende Effizienzsteigerungen, die nur durch eine konsequente Digitalisierung der Arbeitsprozesse erreicht werden können. Gleichzeitig bestand auch seitens der Gremien der Wunsch nach einem zeitgemäßeren, komfortableren System. Der Gemeinderat und die Ortschaftsräte haben daher im Herbst 2025 einstimmig beschlossen, die Einführung eines neuen digitalen Sitzungsmanagements voranzutreiben.

Seitens der Verwaltung wurde die Umstellung intensiv vorbereitet. Dazu gehörten unter anderem die Erfassung umfangreicher Stammdaten sowie Schulungen für Verwaltungsmitarbeitende und alle Gremienmitglieder. Besonders hervorzuheben ist, dass künftig sämtliche Gremienmitglieder vollständig mit dem digitalen Sitzungsdienst arbeiten. Abgesehen von den Unterlagen für die Zuhörenden in den Sitzungen werden keine Papierunterlagen mehr erstellt. Auch der komplette Erstellungs-, Prüf- und Genehmigungsworkflow der Sitzungsunterlagen erfolgt nun volldigital.

Das neue Bürger- und Ratsinformationssystem ist wie bisher über die Website der Gemeinde Pliezhausen erreichbar (www.pliezhausen.de → Rubrik Rathaus → Bürger- und Ratsinformationssystem ab Mai 2026). Das bisherige System bleibt weiterhin zu Recherchezwecken verfügbar.

Ein Blick auf das Jahr 2023 zeigt das Einsparpotenzial deutlich: Allein für die Druckexemplare der Sitzungsunterlagen für die Ratsmitglieder wurden damals 28.263 Blatt Papier verbraucht – ohne zusätzliche Verwaltungs- und Protokollexemplare.

Die laufenden Kosten für das neue System belaufen sich auf rund 6.000 Euro pro Jahr, hinzu kommen einmalige Einführungskosten von etwa 4.400 Euro. Demgegenüber stehen Einsparungen bei Personal- und Sachkosten. Seit dem 1. Januar 2026 erhalten die Mitglieder des Gemeinderats zudem eine Medienpauschale in Höhe von 60 Euro pro Jahr, um den durch den digitalen Sitzungsdienst entstehenden Aufwand – insbesondere für die Bereitstellung geeigneter Endgeräte – abzugelten.

Nach dem erfolgreichen Live-Start des neuen Sitzungsdienstes werden im nächsten Schritt weitere Bausteine zur Volldigitalisierung der Geschäftsstelle umgesetzt, darunter die digitale Sitzungsgeldabrechnung sowie die elektronische Beschlusskontrolle.